ASSA

Fleet Management System

ASSA

PT Adi Sarana Armada Tbk (ASSA) merupakan salah satu perusahaan layanan transportasi terbesar di Indonesia. Perusahaan ini menyediakan berbagai jenis layanan transportasi mulai dari jasa penyewaan kendaraan korporasi (ASSA Rent), transportasi logistik (ASSA Logistics), layanan pengemudi (ASSA Driver Service), dan masih banyak lagi.

Sampai saat ini, ASSA telah mengelola lebih dari 26.278 kendaraan dan lebih dari 4.631 pengemudi. ASSA juga sudah melayani lebih dari 1.500 korporasi yang ada di Indonesia dan akan terus memperluas area layanannya ke seluruh kota besar di Indonesia.

Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk dapat selalu memberikan kualitas layanan terbaik dan menjadi "Trusted Partner in Transportation Services", ASSA mengedepankan sistem manajemen mutu, lingkungan, keselamatan, dan kesehatan kerja. Hal tersebut direalisasikan melalui sertifikat ISO 9001, ISO 14001, dan OHSAS 180001.

LATAR BELAKANG

Melihat begitu banyaknya jumlah kendaraan dan pengemudi yang perlu dikelola, ASSA menyadari bahwa mereka membutuhkan sebuah sistem manajemen yang efektif dan saling terintegrasi untuk mengelola unit armada yang mereka miliki. Sistem dengan fitur dan fungsi lengkap yang mampu memberikan informasi terupdate terkait stock kendaraan, lokasi dan kondisi kendaraan, jadwal servis, jadwal pengemudi, penggunaan bahan bakar (BBM), dan lain-lain. Hal ini dibutuhkan selain agar perusahaan dapat melakukan proses pengelolaan kendaraan secara efektif dan efisien, juga untuk menjaga performa kendaraan agar tetap baik dan terawat sehingga pada akhirnya mampu meningkatkan kepuasan pelanggan.

Guna merealisasikan hal tersebut, ASSA memutuskan bekerjasama dengan LOGIQUE DIGITAL INDONESIA untuk mengembangkan aplikasi web ASSA Fleet Management System (FMS) yang didukung dengan aplikasi seluler BASTK agar bisa mempermudah proses penyewaan kendaraan milik ASSA.

Diharapkan dengan hadirnya teknologi bernama ASSA FMS ini, perusahaan dapat mengelola ribuan unit armada yang disewakan secara lebih terorganisir dan teratur mulai dari inspeksi kendaraan, pengiriman kendaraan, penarikan kendaraan, sampai management maintenance kendaraan.

Tantangan Industri
Transportasi

Sebagai pemimpin global dalam menyediakan layanan transportasi di Indonesia, ASSA memiliki fokus untuk dapat melakukan proses manajemen kendaraan yang efektif dan efisien. Hal ini dibutuhkan agar perusahaan bisa menjaga atau bahkan meningkatkan kepuasan pelanggan karena proses pengiriman kendaraan dapat dilakukan dengan cepat dan lancar.

Khususnya bagi perusahaan yang memiliki kendaraan dengan jumlah cukup banyak, bahwa proses manajemen kendaraan secara manual tidak lagi memungkinkan untuk dilakukan. Mengelola daftar kendaraan menggunakan dokumen spreadsheet dengan mengisi secara manual mengenai jenis, warna, tipe, driver, tanggal pengiriman, dan tanggal penarikan akan memakan banyak waktu dan memiliki peluang besar akan terjadinya human error. Ditambah dengan proses administrasi serah terima yang cukup rumit sehingga langkah penyerahan kendaraan bisa menjadi lebih panjang.

Pengelolaan ketersediaan kendaraan. Akan menjadi masalah jika perusahan tidak mampu melacak jumlah kendaraan yang mereka miliki secara akurat, baik yang berada di pool maupun yang sedang digunakan diluar. Jika hal ini dibiarkan, perusahaan tidak akan mampu memastikan ketersediaan kendaraan yang bisa digunakan oleh penyewa.

Perusahaan transportasi khususnya untuk layanan sewa kendaraan juga harus memiliki kemampuan dalam melacak kondisi dan dokumen secara detail pada saat kendaraan dikembalikan oleh konsumen. Proses ini penting untuk dilakukan agar perusahaan dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan jika terjadi suatu masalah.

Fleet Management System (FMS)

Fleet Management System (FMS) adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk mengelola dan memonitor kendaraan yang disewakan. Sistem ini dapat melakukan berbagai tugas mulai dari melacak lokasi kendaraan, meningkatkan keselamatan dan keamanan driver, sampai membantu memastikan kendaraan selalu dalam kondisi yang prima.

Secara garis besar, FMS akan memberikan beberapa solusi bagi perusahaan penyedia layanan transportasi yaitu:

1. Mengawasi Kondisi Kendaraan

Dengan bantuan FMS, perusahaan dapat memonitor kendaraan apa pun secara real-time. Perusahaan dapat mengetahui stok kendaraan yang tersedia di pool, melihat apakah kendaraan masih di perjalanan, atau melihat apakah pelanggan telah menerima kendaraan yang mereka pesan dengan aman.

2. Mengumpulkan Data Kendaraan

Kendaraan yang disewakan harus memiliki kondisi yang baik untuk menjaga keselamatan driver ataupun penumpang. Oleh karena itu, perusahaan perlu memantau kondisi kendaraan dengan mengumpulkan berbagai data, seperti:

Pelacak dan diagnostik kendaraan

Data real time terkait lokasi dan status kendaraan dapat digunakan untuk melacak kendaraan yang mengalami masalah di perjalanan sehingga perusahaan dapat segera mengirim kendaraan pengganti atau bantuan untuk pengemudi.

Penjadwalan perawatan kendaraan

FMS dapat menyertakan peringatan perawatan untuk memastikan bahwa kendaraan menerima servis yang tepat.

Pelacak konsumsi bahan bakar

FMS juga akan membantu melacak penggunaan bahan bakar sehingga perusahaan dapat mengelola biaya dengan lebih baik.

3. Mengawasi Proses Pengiriman dan Penarikan Kendaraan

Perusahaan perlu memantau proses pengiriman dan penarikan kendaraan dapat berjalan dengan lancar. Hal ini diperlukan untuk memonitor keselamatan kendaraan dan pengemudi di perjalanan, mengelola jam layanan pengemudi, serta memastikan layanan terbaik bagi konsumen.

FMS dapat melakukan manajemen pengiriman dan penarikan kendaraan dengan baik. Proses pengiriman kendaraan ke lokasi penyewa dapat dilakukan secara terorganisir karena sistem akan menginformasikan detail pengiriman mulai dari jenis kendaraan, tanggal pengiriman, driver yang ditugaskan, status pengiriman, nama konsumen, dan lain-lain.

Begitu pula dengan manajemen penarikan. FMS akan menginformasikan data terkait pengelolaan penarikan kendaraan dari lokasi konsumen. Selain itu, FMS yang komprehensif juga memungkinkan perusahaan untuk bisa melakukan proses BASTK secara digital.

TEKNOLOGI YANG DITERAPKAN

Dalam mengembangkan aplikasi web ASSA Fleet Management System (FMS), ada banyak teknologi yang digunakan. Beberapa diantaranya seperti framework Laravel yang dipilih karena mempunyai keunggulan yaitu adanya dukungan struktur MVC, skalabilitas, keamanan yang baik, serta performa yang lebih ringan. Lumen juga digunakan sebagai framework mikro untuk pengembangan API dengan tujuan agar bisa memberikan kecepatan dan waktu respon yang tinggi. Kemudian pada sisi Front End-nya, Framework Bootstrap dipergunakan agar aplikasi website ini memiliki tampilan yang interaktif, responsif, dan dapat bekerja dengan baik di berbagai perangkat yang digunakan.

Hasil ASSA Fleet Management System (FMS)

Kerjasama yang dilakukan antara PT Adi Sarana Armada Tbk (ASSA) dengan LOGIQUE DIGITAL INDONESIA telah memberikan hasil dan dampak yang positif. Melalui aplikasi ASSA FMS, perusahaan dapat mengelola ribuan stock kendaraan yang tersebar di berbagai cabang dan dapat dengan mudah mengetahui kendaraan mana yang sedang digunakan serta kendaraan yang mana yang berada di pool.

ASSA FMS juga berhasil membuat proses bisnis penyewaan kendaraan menjadi lebih terorganisir. Dari aplikasi ini perusahaan dapat mengelola pengiriman kendaraan, memonitor proses penarikan kendaraan dari pelanggan, mengelola kendaraan yang akan melakukan perbaikan/service, serta mengelola dokumen seperti dokumen surat tugas, BASTK, dan lain-lain.

Secara keseluruhan, ASSA FMS telah meningkatkan produktivitas perusahaan sehingga mendorong lebih banyak keuntungan yang dihasilkan.