Apa Itu Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide)?

Sumber: www.freepik.com

Project Management Body of Knowledge atau PMBOK sering kali digunakan oleh para manajer proyek di seluruh dunia untuk mengelola suatu proyek. Apa sebenarnya isi PMBOK tersebut? Berikut penjelasannya untuk Anda.

Mengelola sebuah proyek memang bukanlah tugas yang mudah. Di sinilah peran manajer proyek dibutuhkan. Mereka akan melakukan proses manajemen dan memastikan bahwa metode yang diterapkan dapat mencapai tujuan yang sesuai dengan kesepakatan.

Selama proyek berjalan, manajer proyek akan berkutat dengan tugas-tugas kompleks yang membutuhkan keterampilan organisasi, pikiran analitis, dan kemampuan interpersonal yang mahir. Mereka melakukannya agar proyek dapat memberikan hasil yang sesuai dengan jadwal, anggaran, dan tujuan bisnis. Untuk memudahkannya, para manajer proyek tersebut akan berpegangan pada sebuah panduan yang bernama Project Management Body of Knowledge atau PMBOK.

Apa itu Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide) ?

Dalam manajemen proyek, Project Management Body of Knowledge Guide atau PMBOK Guide adalah dokumen yang berisi kumpulan proses, praktik, terminologi, dan pedoman yang dijadikan sebagai standar dalam industri manajemen proyek.

Pada dasarnya PMBOK ini bukanlah metodologi, PMBOK dapat diartikan sebagai landasan di mana perusahaan dapat membangun kebijakan, prosedur, aturan, teknik, ataupun siklus yang diperlukan untuk mempraktikan manajemen proyek. Banyak perusahaan di dunia yang menganggap PMBOK Guide ini sangat berharga karena berperan penting untuk manajemen proyek yang sesuai  dengan standar sehingga perusahaan dapat terhindar dari kegagalan proyek yang membawa kerugian.

Project Management Body of Knowledge sendiri merupakan publikasi dari Project Management Institute (PMI) yaitu sebuah organisasi internasional untuk manajemen proyek. Organisasi ini memiliki tujuan untuk memajukan bidang manajemen proyek dengan menetapkan standar, memberikan sertifikat, melakukan penelitian, atau konferensi profesional.

Dalam upaya untuk menanamkan praktik manajemen proyek dan mengembangkan bahasa manajemen proyek yang dapat diterima secara umum, organisasi ini menerbitkan panduan Project Management Body of Knowledge yang sudah diakui oleh American National Standards Institute (ANSI). Publikasi Project Management Body of Knowledge tersebut pertama kali dilakukan pada tahun 1996 dan saat ini sudah memasuki edisi yang ke-6.

Apa Tujuan dari Project Management Body of Knowledge Guide?

Tujuan mendasar dari adanya PMBOK Guide adalah untuk menjelaskan pengetahuan dan sistem yang dapat diterapkan pada proyek. PMBOK Guide ini diakui secara umum (generally recognized) sebagai praktik yang baik (good practice).

Generally recognized artinya pengetahuan dan praktik yang dijelaskan di dalamnya berlaku untuk berbagai proyek dan berlaku hampir sepanjang waktu karena panduan tersebut sudah menjadi standar dan ada kesepakatan umum terkait nilai dan kegunaannya. Sedangkan, good practice berarti sebagian besar orang setuju bahwa penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik yang dijelaskan dalam panduan ini dapat meningkatkan peluang keberhasilan dalam manajemen proyek.

Selain itu, Project Management Institute (PIM) juga menggunakan Project Management Body of Knowledge Guide ini sebagai salah satu dasar untuk memperoleh sertifikasi Project Management Professional (PMP). PMP sendiri merupakan program sertifikasi penting yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk memvalidasi keahliannya dalam bidang manajemen proyek. Mereka memerlukan pemahaman menyeluruh tentang PMBOK Guide tersebut agar bisa lulus sertifikasi PMP ini.

Baca Juga: Pengertian dan Penjelasan Studi Kelayakan dalam Manajemen Proyek

Apa Isi Project Management Body of Knowledge Guide? 

PMBOK Guide berisi berbagai poin penting dalam manajemen proyek. Beberapa di antaranya menjelaskan mengenai 5 grup proses dan 10 area pengetahuan. Berikut penjelasannya untuk Anda 

5 grup proses dalam PMBOK Guide

PMBOK menggunakan lima kelompok proses untuk mengategorikan tahapan-tahapan yang diperlukan dalam manajemen proyek, yaitu:

  1. Initiating

Inti dari fase initiating adalah untuk menentukan visi proyek, mendokumentasikan apa yang ingin Anda capai, dan mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan.

2. Planning

Planning adalah fase di mana Anda membangun infrastruktur proyek yang memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan proyek dalam batasan waktu dan anggaran yang telah ditentukan.

3. Executing

Pada fase ini rencana yang sudah dibuat akan dieksekusi sesuai dengan timeline yang telah ditentukan. Di sini, sebagian besar anggaran akan dikeluarkan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

4. Monitoring and Controlling

Monitoring and Controlling dilakukan untuk mengawasi kemajuan dari proyek yang berjalan dan melihat apakah sudah sesuai dengan rencana. Di sini Anda dapat mengambil tindakan korektif ketika terjadi hal-hal yang keluar dari rencana yang sudah dibuat.

5. Closing

Closing adalah tahap akhir dari siklus hidup proyek. Proyek harus secara resmi ditutup dan memperoleh persetujuan dari dari pelanggan, pemangku kepentingan, atau sponsor proyek.

Baca Juga: Mengenal Teori Triple Constraints dalam Manajemen Proyek

Project Management Body of Knowledge
Sumber: www.freepik.com/snowing

10 Area Pengetahuan dalam PMBOK Guide

Pada dasarnya, dalam PMBOK Guide, area pengetahuan adalah area atau bidang pengetahuan apa saja yang perlu Anda pahami untuk manajemen proyek yang efektif. Berikut adalah 10 area pengetahuan dalam manajemen proyek.

1. Project integration management

Project integration management merupakan area yang membantu tim bekerja sama dengan lebih lancar. Integration management berisi kumpulan proses, sistem, dan metodologi yang membentuk strategi yang kohesif untuk manajemen proyek.

2. Project scope management

Project scope management mengacu pada jumlah total pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil proyek lain dengan fungsi dan fitur yang telah ditentukan. Tanpa project scope management yang komprehensif, maka kemungkinan besar tim Anda akan melakukan pekerjaan diluar scope yang tidak diperlukan.

3. Project time management

Project time management mengacu pada analisis dan pengembangan jadwal atau timeline untuk menyelesaikan sebuah proyek. Manajemen waktu memiliki dampak langsung pada kualitas, ruang lingkup, dan biaya proyek sehingga  menjadikannya sebagai salah satu area pengetahuan yang penting.

Mengelola waktu dengan baik dapat mengamankan timeline dan anggaran untuk menyelesaikan proyek. Hal ini juga dapat memperjelas siapa pemangku kepentingan yang harus dilibatkan, berapa banyak waktu yang dibutuhkan, dan pada titik mana saja proyek membutuhkan keahlian mereka. Jadi, secara garis besar selama project time management ini Anda akan menyediakan kerangka kerja untuk rangkaian kegiatan, durasi kegiatan, serta estimasi sumber daya yang diperlukan.

4. Project cost management

Selanjutnya adalah project cost management yaitu proses untuk merencanakan, memperkirakan, dan mengendalikan biaya atau anggaran untuk menjalankan proyek. Dengan cost management, Anda dapat mengontrol biaya proyek agar tetap sesuai dengan anggaran yang telah disediakan. 

5. Project quality management

Project quality management ini dilakukan untuk mengukur kualitas dari semua kegiatan yang berjalan. Untuk mengontrol kualitas proyek, maka selama proses manajemen kualitas ini, Anda dapat mengambil tindakan korektif jika terdapat hal-hal yang tidak sesuai dengan plan.

6. Project resource management

Project resource management merupakan pengelolaan dan penetapan sumber daya dalam perusahaan Anda yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek. Beberapa di antaranya seperti anggaran, kapasitas, serta anggota tim.

Perlu diketahui bahwa project resource management yang efektif ini mengharuskan Anda untuk mengetahui bandwidth tim yang tersedia serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim.  Dari proses tersebut, Anda dapat mengatur strategi untuk menyiapkan tim  agar sukses dalam menjalankan proyek. 

7. Project communications management

Project communications management menguraikan proses dan prosedur yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dan data yang dikumpulkan selama proyek berjalan dapat dikumpulkan, disimpan, dan didistribusikan dengan benar ke seluruh tim proyek yang terlibat. Proses ini diperlukan karena komunikasi yang efektif adalah kunci untuk menghasilkan proyek yang sukses.

8. Project risk management

Risiko merupakan salah hal yang tidak dapat lepas dalam proses manajemen proyek. Oleh karena itulah project risk management diperlukan. Project risk management ini akan mengurangi potensi dampak negatif dari peristiwa-peristiwa yang tidak terduga terkai biaya proyek, tabel waktu, atau sumber daya proyek yang lain.

9. Project procurement management

Project procurement management mengacu pada proses pengelolaan dan pengoptimalan anggaran proyek yang tersedia untuk barang, jasa, dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Anggota tim yang akan bertanggung jawab atas procurement management ini, sering kali di-handle oleh manajer proyek. Dalam mengelola anggaran, manajer proyek akan memastikan bahwa sumber daya dapat dibeli, disewa, dan diperoleh dengan lancar.

10. Project stakeholder management

Area pengetahuan yang terakhir adalah project stakeholder management ini, Anda akan mengkomunikasikan bagaimana status proyek, biaya, dan hambatan kepada para  pemangku kepentingan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan visibilitas, menavigasi perubahan arah proyek, dan mengelola ekspektasi yang diharapkan.

PMBOK 7 (PMBOK 7th)

Dalam PMBOK edisi ke 7 terdapat sebuah penyesuaian konsep pada kerangka kerja yang menjelaskan bahwa pendekatan tunggal sepertinya tidak memungkinkan bagi seorang manajer proyek untuk memenuhi hasil proyek, tuntutan organisasi, dan kebutuhan proyek yang diperlukan.

Setelah manajer proyek memilih pendekatan pengembangan awal, penyesuaian yang terjadi mendorong manajer untuk dapat melakukan penyesuaian terhadap spesifikasi proyek dan memenuhi setiap persyaratan proyek yang dibutuhkan.

Model, Metode PMBOK 7

Bagian model, metode, dan kerangka kerja baru yang ditemukan di PMBOK 7 memberi pengguna sejumlah besar sumber daya yang sangat dibutuhkan seperti artikel, video, dan templat. Sumber daya tersebut akan sangat berperan dan mengikat dalam hal peningkatan kinerja dalam suatu proyek yang sedang berjalan. Hal tersebut tentunya menawarkan nilai besar bagi calon manajer ataupun manajer yang tengah bekerja mengelola sebuah proyek.

Domain Kinerja PMBOK 7

Jika versi PMBOK sebelumnya berfokus pada bidang pengetahuan, edisi ke-7 telah menggantikan bidang pengetahuan tradisional dengan domain kinerja.

Delapan domain kinerja merangkum elemen-elemen terkait yang penting bagi keberhasilan suatu proyek, yaitu:

– Tim (Team)
– Pemangku kepentingan (Stakeholders)
– Siklus Proyek (Project Life cycle)
– Perencanaan (Planning)
– Ketidakpastian dan ambiguitas (Uncertainty and ambiguity)
– Penyampaian (Delivery)
– Kinerja (Performance)
– Sistematika proyek (Project work)

Domain kinerja PMBOK yang baru berfokus pada pemberian nilai kepada organisasi dan pemangku kepentingan melalui pelaksanaan proyek.

Kesimpulan

Project Management Body of Knowledge Guide atau PMBOK Guide dapat dikatakan sebagai pedoman penting yang dibutuhkan untuk menghasilkan manajemen proyek yang sukses. Di dalamnya terdapat berbagai pengetahuan terkait cara mengelola proyek dengan baik sehingga perusahaan dapat terhindar dari kegagalan.

Saat ini, sertifikasi PMP memang sangat dibutuhkan. Para manajer proyek harus bisa lulus dari ujian pemahaman PMBOK Guide tersebut untuk bisa mendapatkan sertifikasi tersebut.

Di LOGIQUE sendiri, manajer proyek yang akan membantu Anda dalam menjalankan proyek sudah memiliki sertifikasi PMP tersebut. Selain itu, manajer proyek kami juga sudah memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek untuk berbagai industri mulai dari perbankan, otomotif, dan lain-lain. Oleh karena itu, jika Anda membutuhkan bantuan untuk mengerjakan proyek digital untuk pengembangan sistem baik itu website atau aplikasi mobile, Anda dapat mempercayakannya pada LOGIQUE.

Dengan pengalaman dan profesionalisme yang kami miliki, kami dapat membantu menyukseskan proyek Anda. Untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan pengembangan sistem atau manajemen proyek kami silakan hubungi kami. Anda juga bisa mengunjungi halaman layanan manajemen proyek LOGIQUE untuk mendapatkan informasi yang jauh lebih lengkap. 

Related Posts