Manfaat Sistem Manajemen Presensi Otomatis

Salah satu komponen penilaian karyawan yang paling penting selain produktivitas adalah masalah kehadiran atau presensi. Hal ini dikarenakan, presensi yang baik juga dapat berdampak langsung atau bahkan berbanding lurus dengan tingkat produktivitas karyawan. Namun, manajemen presensi adalah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh perusahaan karena komponen penilaian presensi berpengaruh pada banyak faktor terutama dalam hal jam kerja, cuti, shift, dan sebagainya.

Sebelum masa otomasi mulai berkembang, biasanya presensi dilakukan secara manual dan tentu saja memiliki risiko terjadinya fraud atau kecurangan. Selain itu, kesalahan dalam pengolahan data presensi manual juga berisiko menimbulkan adanya kesalahan perhitungan penggajian, kesalahan penilaian produktivitas, hingga kesalahan strategi efisiensi karyawan. Seiring dengan kemajuan teknologi, Anda sebagai pemberi kerja sudah sangat dimudahkan dalam mengelola manajemen presensi karyawan menggunakan beberapa metode mulai dari hardware seperti mesin fingerprint scanner atau face recognition hingga software untuk melacak berapa lama waktu yang dihabiskan karyawan untuk bekerja di komputer atau perangkat kerja lain mereka.

Tentunya dinamika dunia kerja terus berkembang sehingga terdapat kebutuhan cenderung mendesak bagi perusahaan untuk beradaptasi dan berubah dari cara yang manual menuju otomasi. Termasuk dalam hal ini munculnya budaya bekerja dari rumah yang di masa depan diprediksi akan menjadi new normal bagi dunia kerja. Sedangkan, budaya kerja dari rumah tentu saja tidak bisa mengandalkan manajemen presensi manual sebab perusahaan tidak bisa mengontrol dan mengawasi kerja karyawan di rumah. Untuk itu, kami memiliki beberapa poin manfaat manajemen presensi otomatis:

  1. Akurasi

Pekerjaan manual sangat rentan untuk terjadinya kesalahan, bahkan meskipun terdapat perangkat teknologi yang mendukungnya. Sistem presensi otomatis, seperti misalnya finger print, face recognition, hingga penggunaan software dan GPS di komputer akan meningkkatkan akursi presensi berkali-kali lipat dari manual. Data yang akurat ini juga akan menghasilkan data produktivitas dan data penggajian karyawan (lembur, shift) yang akurat.

  1. Kepatuhan

Data otomatis, meskipun mungkin, tetapi cenderung sulit untuk dimanipulasi oleh manusia. Oleh karena itu, sistem presensi otomatis akan meningkatkan kepatuhan karyawan karena mereka sudah tidak bisa untuk melakukan “kecurangan” dan mengubah data menjadi sesuai yang mereka inginkan. Dengan data produktivitas pun, kita juga bisa melihat kinerja produktivitas karyawan yang sesungguhnya.

  1. Produktivitas

Ada dua kategori produktivitas yang bisa mendapatkan manfaat dari sistem presensi otomatis ini. Yang pertama dari sisi perusahaan atau pemberi kerja. Anda sudah tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan menggunakan SDM yang banyak untuk mengelola data presensi manual yang melelahkan. Dengan sistem otomatis, mungkin Anda cukup untuk mempekerjakan satu orang saja untuk melakukan setting parameter terkini, dan mengontrol hasil output data, karena semua perhitungan gaji, lembur, shift, bonus, dan sebagainya, sudah dihitung otomatis.

Yang kedua, dari sisi karyawan. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, kinerja produktivitas karyawan akan dengan mudah dinilai dalam sistem yang otomatis. Hal ini dapat menjadi landasan bagi perusahaan untuk membuat pedoman, batasan, atau standar produktivitas yang ingin dicapai. Dengan demikian, karyawan juga akan terpacu untuk meningkatkan produktivias mereka.

  1. Fleksibilitas

Dengan dukungan teknologi dan tekanan selama pandemi yang mendorong kita untuk sebisa mungkin bekerja dari rumah, fleksibilitas merupakan hal penting. Terutama bagi perusahaan yang sudah dan akan menerapkan kerja dari rumah, presensi otomatis dan online bakal menjadi standar utama karena presensi manual sudah pasti tidak akan bisa dilakukan. Saat ini, dinamika dunia kerja semakin fleksibel, karyawan sudah bisa bekerja di mana saja dan kapan saja. Selain itu, ukuran produktivitas karyawan sering kali sudah bukan lagi dilihat dari satuan waktu atau jam kerja, tetapi dari satuan hasil kerja. Untuk itu, sistem otomatis dibutuhkan untuk menetapkan standar yang universal bagi seluruh karyawan.

  1. Intergrasi

Sistem manajemen presensi dapat Anda ubah atau konfigurasi sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, Anda menggunakan sistem tracking GPS untuk karyawan Anda yang bertugas untuk mengunjungi beberapa klien dalam sehari sehingga Anda bisa memantau kinerja karyawan tersebut apakah betul menjalankan tugasnya. Kemudian Anda juga dapat menentukan siklus kehadiran, pengaturan break atau istirahat, cuti, dan sebagainya sesuai dengan kebijakan Anda.

  1. Menghemat Biaya

Anda juga pasti berpikir dan mempertimbangkan, bahwa menggunakan sistem presensi otomatis akan menghabiskan banyak uang dan sumber daya untuk membangunnya. Pikiran tersebut bisa jadi benar, tetapi dalam jangka panjang, penggunaan sistem otomatis justru akan lebih hemat karena Anda hanya perlu mengerahkan sumber daya yang sedikit untuk mengelola sistem, dan Anda tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu dan lembaran kertas untuk persetujuan cuti, lembur, penghitungan gaji, bonus, dan sebagainya. Dalam sebuah penelitian yang dilakukan Axsium Group, diketahui bahwa perusahaan dengan skala besar dapat menghemat sampai $1.600 per orang karyawan jika mereka menggunakan sistem manajemen presensi otomatis.

Notifications and alerts are automated and the manager can immediately approve requests for early departure, overtime, etc. without the need for special communication. Forget the Herculean task of manual planning. With just a few clicks, an automated attendance management system allows you to manage schedules

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *