Terdapat beberapa etika chat yang perlu Anda perhatikan ketika berkomunikasi dengan rekan kerja Anda melalui instant messaging tools. Hal tersebut dibutuhkan di lingkungan kerja agar tercipta bentuk komunikasi yang lebih efektif tanpa menyinggung perasaan lawan bicara Anda.
Seperti yang sudah diketahui, saat ini sebagian besar perkantoran ataupun perusahaan sudah menggunakan instant messaging tools sebagai alat komunikasi mereka. Beberapa diantara perusahan tersebut mempergunakan Slack, Telegram, Whatsapp, dan lain-lain.
Terlebih di masa pandemi ini, sebagian besar perusahaan mengeluarkan kebijakan Work From Home sehingga tim atau karyawan tidak memiliki banyak kesempatan untuk melakukan diskusi secara face to face. Akibatnya penggunaan instant messaging tools menjadi semakin dibutuhkan. Itulah sebabnya mengapa etika chat menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan di lingkungan kerja.
Table of Contents
Mengapa Etika Chat Dibutuhkan ?
Penggunaan instant messaging sebagai alat komunikasi ini tentu tidak terbebas dari masalah. Terdapat beberapa kondisi yang membuat komunikasi menjadi berjalan tidak efektif. Contohnya seperti greeting chat yang terlalu panjang, mention chat yang tidak tepat sasaran, munculnya kesalahpahaman karena pesan yang delay dan lain-lain.
Oleh karena itu, Anda perlu memperhatikan bagaimana etika chat yang baik agar proses komunikasi yang dilakukan melalui sebuah tool tetap dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Bagaimana Etika Chat yang Baik di Lingkungan Kerja ?
1. Pastikan nama profil dan avatar sesuai untuk bekerja
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah nama profil dan avatar di akun messaging tool Anda. Pastikan Anda menggunakan nama serta avatar dengan foto asli ketika bekerja. Hal tersebut tentu akan memudahkan tim atau karyawan yang lain ketika mereka ingin menghubungi Anda.
Selain itu, perlu juga diketahui bahwa penggunaan nama dan foto palsu akan menimbulkan kesan yang tidak profesional. Orang-orang yang melihatnya mungkin akan beranggapan bahwa Anda tidak memiliki citra yang baik sebagai karyawan. Bahkan secara tidak sadar, foto dan nama profil yang tidak profesional juga dapat menyinggung perasaan management perusahaan Anda.
Oleh karena itu, pastikan nama dan avatar yang Anda pergunakan sesuai dengan lingkungan kerja Anda. Gunakan nama lengkap dan foto profil yang dapat menunjukkan keprofesionalitasan Anda.
2. Ucapkan salam tanpa mengajukan pertanyaan membingungkan
Ketika memulai percakapan dengan seseorang, mulailah dengan sopan. Anda dapat mengucapkan salam kemudian lanjutkan dengan isi pesan yang ingin Anda sampaikan. Sebaiknya hindari greeting dengan mengajukan pertanyaan yang membingungkan.
Beberapa orang memulai percakapan dengan mengucapkan, “Selamat pagi. Apakah saya bisa menanyakan sesuatu kepada Anda saat ini?”, atau ucapan pembuka lain seperti, “Halo, apakah Anda punya waktu?”.
Contoh ucapan di atas dianggap tidak efektif karena orang yang Anda tuju tentu akan segera membaca dan membalas pesan tersebut ketika mereka ada waktu. Jadi, sebaiknya hindari ucapan formalitas tersebut apalagi jika Anda ingin mendiskusikan sesuatu yang urgent.
3. Hindari memecah isi pesan chat
Memecah isi pesan chat menjadi beberapa bubble chat juga menjadi bagian dari etika chat yang perlu Anda hindari. Selain membuang banyak waktu, memecah isi pesan menjadi beberapa bagian akan membuat komunikasi menjadi terputus-putus sehingga dapat menimbulkan salah paham.
Sebagai contoh:
Dari kedua contoh pada gambar di atas, dapat kita lihat bahwa contoh chat pertama bisa menimbulkan kesalahpahaman. Jika orang tidak membaca isi pesan sampai bubble chat terakhir, orang tersebut dapat beranggapan tugas dari Diana sudah selesai dan dikirim.
Oleh karena itulah hindari format pengiriman isi chat tersebut. Jika memungkinkan, selalu kirimkan pesan dalam satu bubble chat dan hindari memisah pesan menjadi beberapa bagian.
Baca Juga: Tips Tetap Produktif Selama Kerja dari Rumah
4. Kirim pesan chat hanya pada orang yang relevan
Ada beberapa orang yang suka me-mention semua anggota grup untuk sebuah pesan. Contohnya seperti ketika menggunakan aplikasi Slack, orang tersebut akan menggunakan fungsi @here sehingga notifikasi akan muncul di semua anggota grup chat.
Bagi sebagian orang tindakan tersebut cukup mengganggu karena isi pesan terkadang tidak relevan untuk semua anggota grup chat. Jika Anda memiliki topik tertentu yang perlu didiskusikan dengan seseorang di dalam grup, sebaiknya Anda mengobrol melalui one-to-one messages.
Namun jika Anda memang harus mengobrol di dalam group chat, maka Anda perlu meluangkan sedikit waktu untuk mencari tahu siapa saja orang yang perlu Anda mention. Hal tersebut perlu dilakukan agar anggota grup yang lain bisa tetap fokus pada tugas yang sedang mereka kerjakan. Anggota grup yang lain juga tidak akan kehilangan waktu produktif mereka untuk membaca pesan yang tidak relevan dengan tugas mereka.
5. Kontrol penggunaan emoji
Penggunaan emoji memang sangat bagus untuk menambahkan feel pada sebuah pesan. Emoji juga dapat membuat pesan menjadi terasa lebih personal serta mencairkan suasana yang kaku. Meskipun demikian, jika Anda menggunakannya secara berlebihan, penggunaan emoji justru dapat mengganggu atau mengalihkan perhatian anggota tim yang lain.
Untuk etika chat yang baik terkait pembicaraan bisnis sebaiknya Anda menghindari penggunaan emoji yang dilakukan secara berlebihan. Emoji memang dapat membuat obrolan chat menjadi lebih fun. Namun untuk pembicaraan serius terkait bisnis atau masalah perusahaan, penggunaan emoji yang berlebihan dapat membuat Anda terlihat kekanak-kanakan atau tidak sopan.
6. Perhatikan cultural context
Jika Anda bekerja untuk perusahaan dimana staf atau karyawannya berasal dari berbagai negara ataupun daerah, maka cultural context juga menjadi salah satu hal yang perlu Anda perhatikan.
Agar isi pesan dapat dipahami oleh semua anggota chat, pergunakanlah bahasa yang dimengerti oleh semua orang. Hindari penggunaan bahasa daerah atau bahasa slang yang hanya dimengerti oleh beberapa orang saja. Penggunaan bahasa daerah atau bahasa slang untuk diskusi penting akan berdampak negatif pada komunikasi antara karyawan sehingga mempengaruhi produktivitas tim secara keseluruhan.
Baca Juga: 4 Aplikasi Absensi Online Terbaik Untuk Produktivitas Karyawan
Kesimpulan
Itu dia beberapa etika chat yang baik yang bisa Anda aplikasikan di perusahaan agar tercipta komunikasi yang efektif antar karyawan. Jika Anda masih menemukan beberapa karyawan yang tidak memperhatikan etika chat dengan baik, Anda dapat memberikan peringatan secara halus agar mereka dapat memperbaikinya.
Di era digital seperti saat ini, komunikasi memang banyak dilakukan melalui sebuat tool. Jadi, pengguna harus mengetahui bagaimana cara menggunakannya dengan baik agar komunikasi yang dihasilkan dapat memberikan manfaat untuk semua pihak.
Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengelola bisnis Anda melalui platform digital, Anda dapat menghubungi LOGIQUE Digital Indonesia. LOGIQUE menyediakan beragam layanan mulai dari jasa SEO, pembuatan aplikasi, pengembangan website, serta menyediakan attendance management software untuk perusahaan. Jika Anda tertarik silakan hubungi LOGIQUE. Kami akan selalu siap untuk membantu.
