Pernahkah Anda mendengar istilah HRIS? HRIS merupakan singkatan dari Human Resources Information System berbentuk software atau aplikasi yang berfungsi untuk membantu divisi HRD untuk mengelola sumber daya manusia pada suatu perusahaan. Nah, berikut ini adalah pengertian dari HRIS yang perlu Anda ketahui, manfaat serta daftar aplikasi HRIS terbaik yang ada di Indonesia.
Table of Contents
Pengertian HRIS
Jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia, HRIS diartikan sebagai sebuah sistem informasi sumber daya manusia yang digunakan untuk mengelola berbagai informasi terkait dengan karyawan atau pegawai perusahaan atau organisasi.
HRIS sendiri dibuat dengan tujuan untuk memudahkan divisi HRD dalam melacak data dan mengolahnya menjadi sebuah sumber informasi yang dapat digunakan untuk menentukan berbagai hal, seperti gaji, cuti, dan berbagai hal lainnya.
Baca Juga: 4 Aplikasi Absensi Online Terbaik Untuk Produktivitas Karyawan
Beberapa hal yang dapat Anda jumpai pada sistem HRIS, seperti data pegawai, kehadiran, payroll dan beberapa fitur lainnya. Meski begitu, terdapat juga beberapa aplikasi HRIS yang dibuat dengan fitur screenshot dan tracking map yang berfungsi untuk meningkatkan produktivitas karyawan selama bekerja dari rumah alias work from home (WFH).
Manfaat Aplikasi HRIS
1. Data Pegawai Terpusat
Jika Anda menggunakan aplikasi HRIS berbasis web, maka seluruh data pegawai menjadi terpusat sehingga Anda tidak perlu repot-repot lagi dalam meminta data dari kantor cabang yang lokasinya saling berjauhan sehingga menyulitkan untuk melakukan koordinasi. Melalui aplikasi ini, akan mempermudah dalam berkoordinasi dalam setiap project yang sedang dilakukan.
2. Mengurangi Human Error
Melalui aplikasi HRIS, perusahaan dapat memantau dengan mudah pekerjaan dari masing-masing pegawai. Aplikasi ini membuat seluruh pekerjaan menjadi transparan karena dapat mengetahui mana pegawai yang benar-benar bekerja keras dalam setiap project dan mana yang tidak.
Selain itu, dengan menggunakan aplikasi ini tentu akan mengurangi human error yang nantinya akan memperburuk setiap project yang sedang berlangsung. Sedangkan bagi tim HR, software HRIS tentunya akan membantu mereka dari kesalahan dalam penghitungan gaji, pajak, maupun beragam risiko lainnya akibat kesalahan manusia.
3. Keamanan Data Lebih Canggih
Aplikasi HRIS ternyata membuat keamanan data terhadap para karyawan menjadi lebih terjamin, mengingat hanya beberapa orang dari perusahaan atau organisasi saja yang mampu mengakses data-data para karyawan tersebut.
4. Mengurangi Penggunaan Kertas
Manfaat lain dari menggunakan aplikasi HRIS adalah mengurangi penggunaan kertas sehingga proses manual yang biasa dikerjakan dalam waktu lama, akan terasa lebih cepat. Sebab, yang biasanya diinput secara manual dalam menginput data para karyawan, melalui aplikasi ini dapat dilakukan dengan cepat dan terintegrasi.
Baca Juga: Jenis Shift Kerja dan Penghitungannya Menurut Undang-Undang
5. Dapat diakses dari mana saja
Dibandingkan menggunakan kertas, dengan aplikasi HRIS seluruh data akan dengan mudah diakses dari mana saja alias tidak perlu datang ke kantor. Bayangkan saja jika sewaktu-waktu Anda membutuhkan data tersebut di luar kantor atau ketika di rumah, tentu akan sangat merepotkan bukan?
6. Komunikasi Karyawan dengan Departemen SDM berjalan dengan lancar
Salah satu manfaat lain dari aplikasi HRIS adalah mempermudah komunikasi antara divisi HR dengan para karyawan, terutama dalam memberikan pengumuman penting, seperti cuti bersama atau mengingatkan para karyawan untuk melaporkan pajak.
Tipe Software HRIS
Berdasarkan fungsinya, software HRIS terbagi menjadi tiga, yaitu software operasional, software tactical, dan software strategic. Ketiga tipe software ini dibuat sesuai dengan fungsinya masing-masing.
1. Software Operasional
Merupakan software HRIS yang digunakan untuk mengelola kebutuhan HR dalam ruang lingkup operasional, seperti absensi karyawan, administrasi, hingga penggajian. Biasanya, software tipe ini mempunyai pilihan modul yang telah terintegrasi dengan beberapa device pendukung HR lainnya.
2. Software Tactical
Biasanya software tactical mempunyai modul yang telah terintegrasi dengan beberapa device pendukung kegiatan HR, terutama dalam hal recruitment, training/ development, dan manpower planning.
3. Software Strategic
Software HRIS tipe strategic, biasanya telah tersedia pilihan modul integrasi yang memungkinkan perusahaan dalam menyelaraskan antara strategi perusahaan dengan strategi karyawan yang diimplementasikan melalui performance review serta goal alignment.
Aplikasi HRIS Terbaik
Saat ini telah banyak aplikasi HRIS yang dapat dengan mudah ditemukan di dunia maya yang menawarkan banyak fitur sehingga memudahkan kerja para HRD. Berikut ini adalah beberapa aplikasi HRIS yang telah banyak digunakan, antara lain yaitu:
NaturalHR
Aplikasi ini merupakan salah satu aplikasi HRIS buatan UK yang dapat Anda nikmati secara gratis tanpa iklan dan trial. Beberapa fitur yang bisa Anda dapatkan dari aplikasi NaturalHR seperti fitur time tracking, fitur rekrutmen, fitur libur dan cuti, fitur employee self-service, fitur penyimpanan materi pelatihan, hingga fitur penilaian kinerja karyawan.
Baca Juga: Strategi Implementasi Kerja Jarak Jauh
Web Human Resource (WebHR)
Merupakan sebuah aplikasi HRIS dari Indonesia yang dibuat sejak tahun 2010. Bahkan jumlah pengguna aplikasi ini telah menyentuh angka 9000-an. Aplikasi berbasis web ini sangat cocok bagi perusahaan dengan skala kecil dan menengah dengan jumlah karyawan terbatas hanya 10 orang saja.
Anda dapat menggunakan aplikasi ini secara gratis, namun banyak iklan yang mengganggu pada aplikasi ini. Beberapa fitur pada aplikasi ini yang dapat Anda manfaatkan, seperti tracking kehadiran, penggajian, hingga rekrutmen yang tentunya semakin mempermudah para penggunanya.
Dokodemo Kerja
Merupakan sebuah aplikasi HRIS ciptaan Logique Digital Indonesia yang berfungsi layaknya aplikasi HRIS yang lain. Namun, yang membedakan adalah Dokodemo-Kerja mempunyai fitur GPS yang berfungsi untuk memantau kinerja karyawan yang sedang meeting di luar kantor. Fitur unggulan ini berfungsi agar perusahaan benar-benar bisa memantau bahwa karyawan tersebut benar-benar meeting bersama klien dan akan langsung kembali ke kantor setelah meeting selesai.
Fitur lain yang menjadi unggulan dari aplikasi Dokodemo adalah fitur screenshot yang berfungsi untuk memantau kerja karyawan setiap harinya. Melalui aplikasi ini, divisi HRD dapat mengetahui kinerja dari masing-masing karyawan secara transparan.
Deskera
Merupakan salah satu aplikasi HRIS terbaik yang ada saat ini. Target market dari aplikasi ini adalah perusahaan besar dengan skala bisnis enterprise. Beberapa fitur yang terdapat pada aplikasi ini, seperti fitur manajemen penggajian, manajemen performa, timesheet, rekrutmen, hingga real-time reporting.
Aplikasi ini dibuat untuk memenuhi seluruh kebutuhan dalam skala yang lebih besar. Selain itu, aplikasi Deskera juga dapat digunakan untuk modul CRM dan ERP. Deskera terbagi menjadi dua versi, yaitu versi open source atau gratis, dan versi berbayar.
KaryaOne
Aplikasi HRIS lain yang bisa menjadi pilihan Anda adalah aplikasi KaryaOne. Aplikasi ini merupakan salah satu aplikasi buatan Indonesia dan telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan, UMKM, dan Korporasi.
Beberapa fitur yang terdapat di dalam aplikasi ini, antara lain yaitu fitur absensi, fitur penggajian, fitur cuti dan lembur, fitur perhitungan pajak, dan beberapa fitur lainnya. Aplikasi KaryaOne juga berbasis web atau cloud sehingga pengguna tidak perlu lagi melakukan instalasi pada komputer Anda.
