Triple Constraints adalah teori dalam sebuah manajemen proyek yang terdiri dari 3 aspek utama yang saling berkaitan satu sama lain. Ketiga aspek tersebut; time, scope & cost. Triple Constraints perlu dikelola agar proses pengembangan proyek dapat terkontrol dengan baik dan berjalan sesuai rencana.
Jika sebelumnya Anda pernah menjadi bagian dalam manajemen proyek, mungkin Anda sudah pernah mengelola 3 aspek utama dalam teori Triple Constraints yaitu time, scope, dan cost/budget. Teori ini sebenarnya sudah cukup lama digunakan yaitu sekitar tahun 1950-an, dan sampai saat ini masih menjadi salah satu teori terpenting dalam manajemen proyek.
Dengan memahami masing-masing aspek serta bagaimana ketiga aspek tersebut saling berkaitan, Anda akan memiliki gambaran mengenai cara manajemen proyek dengan baik dan benar. Berikut kami informasikan penjelasan mengenai teori Triple Constraints dalam manajemen proyek untuk Anda.
Table of Contents
Apa itu Manajemen Proyek ?
Pada dasarnya manajemen proyek adalah penerapan metodologi, alat, ataupun proses yang perlu dilakukan ketika menjalankan sebuah proyek. Tujuan sebuah proyek akan ditentukan oleh klien serta stakeholders. Sedangkan manajer proyek akan membuat rencana untuk alokasi sumber daya, tugas, pencapaian, dan lain-lain untuk memenuhi apa yang dibutuhkan oleh klien dan stakeholders.
Dalam pembuatan rencana tersebut, manajer proyek harus memperhatikan Triple Constraints atau project management triangle yang mengacu pada batasan waktu, biaya dan ruang lingkup. Konsep atau teori Triple Constraints ini merupakan landasan dalam manajemen proyek. Oleh karena itu, seorang manajer harus memberikan perhatian khusus pada jadwal, anggaran, dan struktur rincian pekerjaan selama tahap perencanaan.
Pengertian Triple Constraints
Triple Constraints adalah teori yang mengacu pada 3 batasan utama dalam manajemen proyek yaitu scope (ruang lingkup), schedule/time (jangka waktu), dan cost/budget (biaya). Teori Triple Constraints ini juga dikenal dengan beberapa istilah lain seperti Project Management Triangle, Iron Triangle, Project Triangle, atau Triple Constraint Triangle.
Secara garis besar teori ini menjelaskan kepada kita bahwa kualitas setiap proyek yang sedang dikembangkan, atau sudah dikembangkan sebelumnya dibatasi oleh 3 aspek utama dalam Triple Constraints tersebut. Dengan kata lain, keberhasilan atau kegagalan proyek bergantung pada scope, time, dan cost/budget yang ditentukan oleh stakeholders serta manajer proyek.
Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa ketiga aspek tersebut saling berkaitan. Jadi, ketika ada satu aspek yang berubah, maka kedua aspek yang lain juga membutuhkan penyesuaian kembali. Sebagai contoh, klien ingin menambahkan lebih banyak fitur baru ke ruang lingkup proyek. Maka, Anda harus memperhitungkan kembali waktu dan uang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Jika Anda adalah seorang manajer proyek, maka Anda harus bisa mengelola ketiga batasan tersebut dan menemukan kombinasi terbaik untuk proses pengembangan proyek yang sedang Anda kelola.
Dengan menggunakan teori Triple Constraints dalam manajemen proyek, Anda dan tim akan lebih mudah dalam beradaptasi ketika menghadapi perubahan serta terus menyelesaikan proyek dengan tepat waktu. Dengan kata lain, teori ini dapat membantu Anda untuk menghadapi kendala yang muncul tanpa mempengaruhi kinerja tim yang dapat membahayakan proyek.
Baca Juga: 8 Peran Penting yang Harus Ada di Dalam Proyek IT
Penjelasan 3 Aspek Utama dalam Triple Constraints
1. Time
Salah satu aspek yang perlu diperhatikan oleh manajer proyek adalah time atau batasan waktu. Manajer proyek harus bisa memperkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek secara keseluruhan. Penentuan batasan waktu ini, pada umumnya akan dilakukan pada fase inisiasi dan perencanaan proyek untuk untuk mengembangkan jadwal yang berisi durasi dari semua kegiatan proyek.
Dalam menetapkan batasan waktu, mereka dapat berdiskusi atau berkonsultasi dengan anggota tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek tersebut untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan. Mereka juga dapat menggunakan bantuan beberapa tools seperti dengan bagan PERT ( Program Evaluation and Review Technique), bagan Gantt, atau Critical Path Method.
Dengan batasan waktu ini, maka ketika proyek dimulai, Anda dan tim Anda sudah memiliki batasan waktu yang harus Anda kerjakan.
2. Scope
Aspek selanjutnya dalam Triple Constraints adalah scope atau ruang lingkup. Aspek ini mengacu pada semua tugas, aktivitas, atau pekerjaan yang perlu dilakukan dalam proses pengembangan proyek.
Biasanya, penentuan batasan ruang lingkup atau scope ini akan diidentifikasikan menggunakan Work Breakdown Structure (WBS) pada tahap perencanaan. Jika ruang lingkup tidak didefinisikan dengan benar, maka ruang lingkup dapat meluas selama tahap pelaksanaan karena aktivitas yang tidak direncanakan dengan baik. Dalam proyek manajemen, hal tersebut dikenal dengan istilah scope creep dan dapat menyebabkan proyek menjadi gagal.
Itulah pentingnya menentukan dan mendokumentasikan apa yang menjadi tujuan serta persyaratan proyek sebelum pekerjaan dimulai. Melalui dokumen tersebut, setiap pihak yang terlibat dalam proyek akan mengetahui tugas-tugas apa yang perlu diselesaikan. Semua pihak yang terlibat di dalam proyek juga dapat memahami definisi “selesai” dengan baik. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa proyek dapat terhindar dari scope creep yang dapat merusak pelaksanaan proyek Anda.
Perlu juga Anda ingat bahwa ruang lingkup proyek harus sesuai dengan apa yang sudah disepakati sebelumnya. Namun jika klien meminta adanya perubahan atau tambahan pada ruang lingkup proyek, maka manajer proyek harus segera menyesuaikan kembali kedua aspek yang lain yaitu aspek waktu dan biaya. Dengan terus memantau perubahan yang terjadi, manajer proyek dapat mendiskusikan trade-off lebih awal dan membuat penyesuaian yang diperlukan sebelum proyek Anda menjadi keluar jalur.
3. Cost atau budget
Aspek selanjutnya yang perlu diperhatikan dalam manajemen proyek adalah cost/budget atau biaya proyek. Aspek ini mengacu pada anggaran yang perlu dikeluarkan oleh klien agar pengembangan proyek dapat diselesaikan. Jadi, untuk menentukan batasan cost/budget, Anda dapat memperkirakan biaya yang berhubungan dengan setiap tugas kemudian Anda membuat anggaran yang akan menutupi biaya tersebut.
Pada umumnya, anggaran tersebut dapat mencakup berbagai biaya yang dibutuhkan selama proses pengembangan proses seperti biaya untuk tenaga kerja, perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya lainnya. Selain itu, anggaran proyek juga dapat termasuk biaya revenue dan profit yang diharapkan.
Dalam menentukan batasan biaya tersebut, manajer proyek akan menjadi pihak yang bertanggung jawab untuk memperkirakan, menganggarkan, serta mengendalikan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. Untuk memperkirakannya, manajer proyek dapat menggunakan project management tools agar perhitungan biaya dapat dilakukan dengan mudah namun tetap akurat. Ketika proyek sudah mulai berjalan, aspek cost atau budget akan tetap dipantau untuk menghindari pengerjaan proyek yang melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
Bagaimana penerapan Triple Constraints dalam Agile Development ?
Dalam manajemen proyek tradisional, 3 aspek yang ada di dalam Triple Constraints akan didefinisikan pada awal proyek. Sedangkan Agile merupakan metodologi yang bersifat iteratif (berulang) dan inkremental (berkembang sedikit demi sedikit secara teratur). Agile akan fokus pada respon feedback dari pelanggan dan beradaptasi dengan perubahan dengan cepat. Hal itulah yang membuat banyak orang menanyakan apakah teori Triple Constraints dapat diimplementasikan ketika suatu manajemen proyek menggunakan kerangka Agile Development.
Meskipun teori Triple Constraints dengan Agile memiliki pendekatan yang berbeda, namun aspek-aspek di dalamnya masih dapat diimplementasikan dalam Agile. Pada setiap sprint yang berjalan pada Agile Development, Anda tetap dapat menentukan dan mengikuti batasan-batasan yang ada pada Triple Constraints. Sprint sendiri berarti durasi singkat yang dipergunakan tim untuk menyelesaikan satu set jumlah pekerjaan.
Jadi, setiap sprint akan memiliki batasan waktu, biaya, serta ruang lingkup yang disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Dengan demikian, tim dapat menyelesaikan pekerjaan dengan prioritas tertinggi dengan waktu dan anggaran yang sudah ditetapkan.
Baca Juga: Panduan Scrum Part 1: Apa itu Scrum? (Pengertian, Teori, dan Nilai-nilainya)
Bagaimana Cara Mengelola Proyek dengan Triple Constraints ?
Sebelumnya, Anda sudah memahami penjelasan untuk masing-masing aspek yang terdapat pada teori Triple Constraints. Lalu bagaimana Anda bisa mengelola proyek dengan lebih Baik ? berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan.
1. Tim harus memahami ruang lingkup proyek dengan baik
Bicarakan dengan tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek mengenai ruang lingkup pekerjaaan yang harus diselesaikan. Jika tim tidak memahami scope tugas mereka, maka proyek yang Anda kelola dapat terjebak pada creep scope sehingga proyek tidak dapat dijalankan dengan baik dan terancam untuk gagal.
2. Mengetahui batas waktu yang sudah ditentukan
Anda harus memastikan bahwa proyek dapat dijalankan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan. Anda dan tim harus mengetahui kapan proyek harus mulai dikerjakan dan kapan proyek harus selesai dikerjakan.
3. Mengetahui biaya proyek
Ketika Anda sudah menetapkan biaya proyek, maka Anda dan tim harus berusaha untuk mematuhinya. Artinya, Anda harus memastikan bahwa semua anggota tim dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sesuai dengan batasan biaya yang sudah ditetapkan di perjanjian awal. Dengan demikian, Anda dapat menghindari pengerjaan proyek yang melebihi anggaran proyek yang sudah ditetapkan.
Baca Juga: Agile vs DevOps vs CI/CD: Apa Saja Perbedaanya?
Kesimpulan
Manajemen proyek memang menjadi pekerjaan yang cukup kompleks. Untuk dapat menguasainya, terdapat berbagai disiplin ilmu yang perlu Anda pelajari dalam waktu yang panjang.
Dari penjelasan singkat di atas, Anda dapat memahami bagaimana pentingnya Triple Constraints dalam manajemen proyek. Anda juga dapat memahami bahwa masing-masing aspek baik itu, time, scope, ataupun cost akan saling berkaitan dan saling mempengaruhi. Jadi, ketika Anda salah satu aspek yang berubah, maka kedua aspek yang lain membutuhkan penyesuaian kembali.
Meskipun terdapat berbagai faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek, namun Anda dapat menggunakan teori Triple Constraints ini sebagai salah satu parameter untuk mengetahui ukuran keberhasilan sebuah proyek. Pengerjaan proyek yang gagal tentu akan sangat mengecewakan dan merugikan. Oleh karena itu, manajemen proyek harus dikelola oleh tim yang profesional serta memiliki banyak pengalaman agar proyek dapat memberikan hasil akhir yang memuaskan.
Salah satu perusahaan yang mampu membantu Anda dalam mengelola proyek secara profesional adalah LOGIQUE Digital Indonesia. Kami memiliki beberapa manajer proyek yang sudah memiliki sertifikasi Project Management yang diakui secara global yaitu PMP.
Jadi, jika Anda membutuhkan bantuan dalam manajemen proyek untuk pengembangan produk digital seperti sistem PWA, E-commerce, aplikasi mobile, atau yang lain, Anda dapat mengandalkan tim LOGIQUE. Kami akan mengelola proyek Anda secara transparan dan berkomitmen penuh terhadap tugas masing-masing. Silakan kunjungi Layanan Project Management kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai layanan kami. Sukseskan proyek digital Anda bersama LOGIQUE! Klik di sini untuk menghubungi tim kami.
