Aplikasi absensi online sepertinya akan menjadi tools yang sangat dibutuhkan dalam dunia kerja sekarang ini dan selanjutnya. Sistem kerja WFH baik untuk PNS maupun karyawan Swasta yang telah dimulai sejak Maret 2020, saat Covid-19 mulai melanda, menjadikan aplikasi seperti ini semakin diperlukan.
Seperti yang sudah kita ketahui, sejak tahun 2020 yang lalu pandemi Covid telah memaksa pemerintah untuk melakukan penyesuaian pada berbagai bidang termasuk pengaturan sistem kerja PNS. Untuk menekan laju penularan virus di area perkantoran, pemerintah menghimbau agar instansi pemerintahan untuk menerapkan sistem kerja fleksibel yang memungkinkan pegawai untuk dapat bekerja dari rumah (Work From Home). Sistem kerja tersebut juga berlaku untuk perusahan-perusahaan swasta di Indonesia.
Melihat kondisi pandemi yang belum diketahui sampai kapan akan berakhir, aplikasi pendukung WFH seperti aplikasi absensi online sepertinya akan menjadi salah satu tools yang semakin dibutuhkan, baik di area instansi pemerintah (PNS) maupun perusahaan-perusahaan swasta. Terlebih untuk sebuah aplikasi multifungsi yang tidak hanya memiliki fungsi untuk absen saja melainkan berbagai fungsi lain seperti untuk melihat jam keterlambatan karyawan, mengontrol jam lembur, pengajuan cuti, terhubung dengan GPS, dan lain-lain.
Melalui aplikasi multifungsi tersebut, pegawai yang bekerja di instansi pemerintah maupun perusahaan-perusahaan swasta di Indonesia akan tetap dapat terkontrol produktivitasnya meskipun tengah bekerja dari rumah.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Aplikasi Absensi Online?
Aplikasi absensi online adalah aplikasi untuk absen harian pegawai yang dapat digunakan untuk melacak waktu kerja, jumlah jam kerja, cuti, serta jam istirahat karyawan secara real time. Melalui aplikasi ini, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah dari jarak jauh tanpa harus menggunakan sidik jari ataupun kartu karyawan seperti absensi konvensional.
Dengan sistem absensi online, Anda dapat mencatat dan mengelola waktu kerja Anda secara virtual dari mana saja dan kapan saja. Untuk menggunakannya, Anda hanya membutuhkan koneksi internet yang baik serta perangkat pribadi karyawan untuk menginstal aplikasi tersebut seperti laptop maupun smartphone.
Aplikasi ini dapat mempermudah tim HRD dalam pengelolaan serta memantau waktu kerja pegawai yang bekerja dengan sistem WFH. Selain itu, di masa new normal seperti saat ini, aplikasi absensi online dapat menjadi solusi alat absen yang lebih higienis di area perkantoran karena karyawan dapat melaporkan waktu kehadirannya melalui perangkat mereka masing-masing.
Fitur-fitur Utama yang Disediakan Aplikasi Absensi Online
1. Fitur untuk mencatat clock in dan clock out
Fitur terpenting yang harus disediakan oleh aplikasi absensi online adalah fitur yang berfungsi untuk mencatat absensi pegawai. Aplikasi harus bisa mencatat clock in yaitu waktu kedatangan Anda di tempat kerja atau jam Anda mulai bekerja, serta clock out yaitu jam pulang atau waktu dimana Anda mengakhiri pekerjaan pada satu hari.
Selain itu, aplikasi juga harus bisa mencatat berapa jumlah jam kerja karyawan dalam satu hari serta satu minggu. Hal ini diperlukan untuk memantau apakah karyawan sudah bekerja sesuai dengan kebijakan waktu kerja perusahaan. Pada umumnya, perusahaan di Indonesia menerapkan total jam kerja 40 jam dalam waktu satu minggu dengan rincian 7 jam sehari (6 hari kerja) atau 8 jam sehari (5 hari kerja).
2. Manajemen cuti
Fitur manajemen cuti pegawai juga harus ada di dalam aplikasi. Selain memudahkan pegawai dalam mengajukan permintaan cuti, fitur ini juga memudahkan tim HRD untuk mengelola cuti pegawai terutama ketika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah yang besar.
Dengan fitur manajemen cuti, Anda cukup masuk ke dalam sistem untuk melihat berapa banyak cuti yang tersisa. Pengajuan cuti juga dapat dilakukan dengan sederhana tanpa membutuhkan berbagai formulir ataupun dokumen karena dapat dilakukan sistem aplikasi.
3. Menyediakan report
Aplikasi juga harus menyediakan fitur untuk pembuatan report kehadiran karyawan. Fitur ini akan dipergunakan oleh tim HRD untuk menganalisis jumlah jam kerja pegawai, jam lembur, ketidakhadiran pegawai, dll. Report harus tersedia dalam format laporan yang mudah dibaca serta memungkinkan untuk dapat diekspor ke dalam format yang lain.
Mengapa PNS dan Pegawai Swasta membutuhkan Aplikasi Absensi Online?
Perlu Anda ketahui, wacana ASN untuk dapat menerapkan sistem kerja remote atau bekerja dari rumah sudah pernah muncul di tahun 2019. Pada awalnya, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Syafruddin mengatakan bahwa wacana tersebut dapat terwujud paling cepat 5 tahun mendatang. (Sumber: nasional.kompas.com)
Namun karena di awal tahun 2020, Indonesia mulai terserang virus Covid-19, maka pemerintah segera melakukan penyesuaian sistem kerja yang disebut dengan Work From Home. Sejak pandemi datang, sebagian besar perusahaan swasta pun turut menerapkan sistem kerja tersebut.
Hal itulah yang menyebabkan mengapa setiap pegawai baik pegawai negeri sipil maupun pegawai swasta semakin membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat digunakan sebagai absensi online dan fungsi-fungsi lainnya.
Di sisi lain, saat ini kita sudah berada di era digital, dimana teknologi dapat memudahkan berbagai hal seperti untuk absensi karyawan. Diketahui bahwa sistem kerja WFH juga akan menjadi tren baru usai pandemi.
PSBB telah memaksa pegawai untuk bekerja dari rumah dan memanfaatkan teknologi digital. Tidak sedikit perusahaan maupun pegawai yang melihat bahwa sistem kerja tersebut dapat berjalan dengan baik, sehingga mereka akan mempertahankan pola tersebut meskipun ketika pandemi sudah berakhir.
Dari sisi HRD, tentu mereka perlu melakukan penyesuaian kembali untuk memantau produktivitas pegawai dari jarak jauh. Oleh karena itulah, aplikasi absensi online menjadi solusi yang perlu dipergunakan.
Baca Juga: 5 Rekomendasi Remote Working Tools untuk Kerja Remote atau WFH
Bagaimana Aplikasi Absensi Online dapat Memantau Produktivitas PNS dan Pegawai Swasta ?
1. Dapat meningkatkan kedisiplinan jam masuk kerja
Aplikasi absensi ini dapat mencatat clocking in dan clocking out pegawai secara akurat dan real time. Perlu Anda ingat, meskipun pegawai bekerja dari rumah, perusahaan maupun instansi pemerintahan tetap memiliki peraturan yang harus ditepati oleh pegawainya salah satunya adalah jam masuk kerja.
Dengan pencatatan waktu yang disediakan oleh aplikasi, tim HRD dapat mengetahui siapa saja yang sering melewati jam masuk kantor yang sudah ditetapkan. Dengan demikian, pegawai dapat lebih menegakkan kedisiplinan dan ketepatan waktu ketika bekerja.
2. Melacak keberadaan pegawai
Salah satu kendala yang muncul di perusahaan ketika menerapkan sistem kerja remote atau WFH adalah masalah kepercayaan. Karena tidak berada di area kantor, pihak perusahaan maupun tim HRD tidak mengetahui dimana posisi pegawai ketika jam kerja.
Untungnya, saat ini aplikasi online juga menyediakan fitur GPS di dalamnya. Fitur ini dapat membantu pelacakan GPS yang memungkinkan tim HRD untuk memeriksa posisi karyawannya.
Fitur ini juga sangat berguna untuk memantau tim sales atau tim marketing yang bekerja di lapangan. Bagi instansi pemerintahan, fitur ini dapat dipergunakan untuk memantau pegawai ketika mereka melakukan perjalanan dinas atau kunjungan kerja di berbagai daerah.
3. Pegawai lebih bertanggung jawab dalam memenuhi total jam kerjanya
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, aplikasi absensi online pada umumnya akan menyediakan sistem report untuk mengelola jam kerja karyawan.
Dari sistem report tersebut, tim HRD dapat mengetahui apakah jam kerja harian atau total jam kerja dalam waktu satu minggu sudah terpenuhi. Jadi, meskipun pegawai dapat bekerja secara fleksibel dari rumah, mereka akan tetap bertanggung jawab untuk memenuhi jam kerja yang harus diselesaikan.
Baca Juga: Dokodemo Kerja : Aplikasi Absensi Karyawan untuk WFH & Kerja Remote
Salah satu aplikasi absensi online yang multifungsi dan dapat diandalkan adalah Dokodemo-Kerja. Aplikasi yang dikembangkan oleh Logique Digital Indonesia ini merupakan aplikasi absensi online yang tidak hanya dapat mencatat waktu masuk, istirahat ataupun waktu pulang karyawan saja, namun juga dapat mengakumulasi total waktu kerja secara akurat.
Sampai saat ini, aplikasi Dokodemo-Kerja sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan besar di Indonesia yang bergerak di berbagai bidang seperti engineers and constructors, perusahaan transportasi, manufacturing, dan masih banyak lagi.
Sistem aplikasi absensi online ini menyediakan berbagai fitur unggulan yang dapat mempermudah alur kerja seorang karyawan. Beberapa diantaranya seperti:
- Fitur absen pegawai yang mudah. Pegawai cukup menekan tombol “start” untuk mulai bekerja atau “stop” untuk beristirahat atau berhenti bekerja.
- Fitur screenshot untuk mengambil tangkapan layar di perangkat pegawai sehingga tim HRD ataupun perusahaan dapat memantau aktivitas pegawainya meskipun dari jarak jauh.
- Fitur manajemen cuti atau izin pegawai yang mudah.
- Pelacakan GPS untuk perangkat mobile.
- Laporan jam kerja pegawai yang akurat.
- Fitur history record untuk melacak jumlah jam kerja pegawai secara keseluruhan baik dalam waktu 1 hari, 1 minggu, ataupun 1 bulan.
Kesimpulan
Melacak absensi pegawai sangat penting untuk dilakukan karena kedisiplinan pegawai akan mempengaruhi performa dan reputasi perusahaan. Untuk mengelola performa pegawai dengan baik, perusahaan harus menyediakan peraturan yang harus diikuti oleh pegawainya. Kemudian untuk memantaunya, Anda dapat memanfaatkan aplikasi absensi online.
Dengan mengadopsi sistem absensi digital, perusahaan dapat mengubah cara pengelolaan pegawai dengan lebih efektif dan efisien. Sistem digital dapat mencatat data absensi secara akurat sehingga perusahaan dapat menghindari kesalahan yang dapat memperumit laporan akhir bulan untuk penentuan gaji.
Sudah saatnya perusahaan atau instansi pemerintahan beralih menggunakan platform digital untuk menghadapi sistem kerja remote di masa new normal ataupun masa depan. Jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem absensi online ini, Anda dapat menghubungi Tim LOGIQUE untuk mendapatkan penjelasan secara lebih mendetail. Anda juga bisa mengunjungi halaman Fitur Dokodemo-Kerja untuk mengetahui berbagai keunggulan yang disediakan didalamnya.
Dapatkan sistem pengelolaan karyawan yang lebih efektif sekarang juga! Klik hubungi kami untuk terhubung dengan Tim LOGIQUE.
