5 Rekomendasi Remote Working Tools untuk Kerja Remote atau WFH

Sumber: pixabay.com/@pinterastudio

Remote working tools akan semakin dicari karena semakin banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote untuk karyawannya. Hal ini terjadi karena teknologi yang semakin maju serta kondisi  pandemi Covid-19 yang belum diketahui kapan akan berakhir.

Virus COVID-19 memang telah memaksa perusahaan-perusahaan di seluruh dunia untuk beradaptasi dan menjalankan sistem Work From Home atau remote working. Hal tersebut dilakukan sebagai salah satu langkah untuk mencegah penyebaran virus di area perkantoran.

Namun perlu Anda ketahui, setelah menjalankan WFH atau remote working selama berbulan-bulan, banyak perusahaan yang menyadari bahwa remote working adalah sistem kerja di masa depan. Akhirnya, tidak sedikit perusahaan yang memutuskan untuk terus menerapkan sistem kerja remote ini secara permanen. Oleh karena itulah, remote working tools perlu dipersiapkan agar karyawan tetap dapat produktif ketika menjalankan sistem kerja ini. 

Apa itu Remote Working ?

Remote working merupakan suatu sistem kerja yang memungkinkan karyawan atau profesional di dalamnya untuk bisa bekerja di mana saja di luar lingkungan kantor. Jadi, karyawan tidak perlu datang ke kantor untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Mereka dapat bekerja dimana saja seperti di rumah, coworking space, cafe, atau lokasi yang lain.

Ketika menjalankan sistem kerja ini, karyawan dan tim tidak harus berada di wilayah yang sama. Oleh karena itulah, mereka harus mempergunakan remote working tools yang terhubung dengan jaringan internet agar bisa saling bekerja sama dalam menyelesaikan tugas meskipun mereka berada di lokasi yang berbeda.

Perlu Anda ketahui, perusahaan menerapkan kebijakan remote working dengan beberapa cara, yaitu:

  • Full Remote Working, yaitu karyawan bekerja dari jarak jauh secara full time atau 40 jam dalam seminggu.
  • Flexible Remote Working, yaitu karyawan dapat bekerja secara remote, namun dalam waktu tertentu karyawan harus bekerja dari kantor.
  • Freelancer, yaitu sistem kerja remote yang dikontrak untuk mengerjakan suatu proyek. 

Keuntungan Remote Working untuk Karyawan :

  1. Karyawan dapat bekerja dengan lebih fleksibel tanpa harus datang ke kantor.
  2. Memiliki lebih banyak waktu bersama keluarga.
  3. Dapat menghemat biaya, waktu, dan tenaga karena karyawan tidak perlu mengeluarkan biaya transport, parkir, bensin, dll.

Keuntungan Remote Working untuk Perusahaan :

  1. Mengurangi biaya operasional kantor
  2. Dapat memperoleh karyawan yang berkualitas tanpa harus mengkhawatirkan perbedaan wilayah atau lokasi. 

Sistem remote working memang memiliki banyak keuntungan untuk karyawan dan perusahaan. Meskipun demikian, perlu Anda ketahui bahwa sistem kerja ini mempunyai beberapa tantangan yang harus dihadapi seperti :

  1. Antar tim menjadi sulit untuk saling berkomunikasi
  2. Perusahaan atau HR menjadi sulit untuk memantau kinerja karyawannya
  3. Sulit untuk memantau kehadiran karyawan.
  4. dll

Silahkan baca artikel berikut untuk mengetahui keuntungan & kekurangan Remote Working secara lengkapRemote Work: Kelebihan & Kekurangannya

Oleh karena itulah, agar sistem kerja ini dapat berjalan dengan baik maka karyawan harus memiliki alat / aplikasi agar masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja remote di atas dapat teratasi. Berikut kami rekomendasikan 10 remote working tools terbaik yang bisa Anda gunakan.

Baca Juga: Point-point Penting yang Perlu Diperhatikan Dalam Kerja Remote

5 Rekomendasi Remote Working Tools

1. Aplikasi Video Conference

Remote working tools yang pertama adalah aplikasi untuk video conference. Aplikasi ini dapat Anda manfaatkan untuk mengadakan meeting virtual bersama tim ataupun dengan klien. Dengan aplikasi ini meeting tetap dapat dilaksanakan meskipun anggota tim tidak berada di lokasi yang sama.

remote working tools
Sumber: pixabay.com/@Alexandra_Koch

Zoom

Zoom adalah aplikasi video conference berbasis cloud yang dapat Anda gunakan untuk mengadakan pertemuan virtual bersama tim atau klien. Untuk menggunakannya, Anda perlu melakukan instalasi terlebih dahulu. Zoom juga dapat digunakan melalui perangkat seluler dengan performa yang stabil. 

Berikut Fitur-fitur yang disediakan Zoom :

  • One-on-one meetings

Pertemuan one-one-one tanpa batas waktu bahkan dengan paket gratis sekalipun.

  • Group video conferences

Untuk paket gratisnya, Anda dapat mengundang 100 peserta meeting dengan durasi selama 40 menit. Namun jika Anda berlangganan dan mengambil paket Zoom United Business, maka Anda dapat mengundang peserta hingga mencapai 300 orang dengan durasi unlimited.

  • Screen sharing

Fitur ini berguna untuk mempresentasikan dokumen kepada peserta meeting.

Informasi harga layanan Zoom, dapat Anda lihat di sini.

Google Meet

Google Meet adalah layanan video conference yang disediakan oleh Google. Siapa saja yang memiliki akun Google dapat menggunakannya.

Beberapa fitur gratis yang disediakan adalah :

  • Unlimited online meeting

Karena tidak ada batasan waktu, Anda dapat mengadakan online meeting sesering mungkin. Jumlah peserta yang dapat bergabung dengan online meeting dapat mencapai hingga 100 orang peserta.

  • Mengirim pesan chat

Anda dapat mengirim chat ke dalam grup meeting secara real time selama meeting berlangsung.

  • Kompatibel di berbagai perangkat.

Anda dapat menggunakannya melalui laptop atau perangkat seluler.

  • Screen sharing

Dengan fitur ini, Anda dapat mempresentasikan dokumen dengan tim selama meeting berjalan.

Jika Anda ingin mengadakan seminar dan harus mengundang lebih dari 150 orang peserta, Google Meet menyediakan layanan berbayar untuk Anda. Untuk detail biaya tersebut, Anda dapat klik di sini.

Skype

Aplikasi video conference yang kami rekomendasikan selanjutnya adalah Skype. Aplikasi ini sudah cukup populer dan banyak digunakan untuk pertemuan secara virtual. Skype juga sering digunakan oleh tim HR untuk melakukan interview jarak jauh dengan kandidatnya.

Beberapa fitur yang disediakan adalah :

  • Panggilan melalui audio maupun video
  • Skype tidak hanya bisa digunakan untuk video conference namun juga untuk panggilan melalui audio. 
  • Membuat group chat
  • Skype juga bisa digunakan untuk membuat group chat sehingga komunikasi antar tim dapat berjalan dengan baik.
  • Screen sharing

Fitur ini digunakan agar pengguna dapat mempresentasikan dokumen yang ingin diperlihatkan selama meeting.

  • Call Recording

Fitur untuk merekam meeting atau panggilan yang sedang Anda lakukan.

Skype juga menyediakan paket layanan untuk bisnis. Untuk menggunakannya, Anda harus terhubung dengan akun Office 365 dan selanjutnya Anda akan dialihkan ke Microsoft Team.

Informasi paket dan harga silakan klik di sini .

Baca Juga: 5 Fitur Aplikasi Online Meeting yang Anda Perlukan

2. Manajemen Karyawan

Remote working tools selanjutnya adalah alat untuk mengelola karyawan. Alat untuk kerja remote ini dibutuhkan agar produktivitas karyawan tetap dapat diawasi dengan baik

Dokodemo-Kerja

Dokodemo-Kerja adalah aplikasi pertama yang kami rekomendasikan untuk mengelola karyawan yang bekerja dengan sistem remote. Aplikasi ini dapat berjalan pada perangkat mobile ataupun desktop. Berikut fitur Dokodemo-Kerja yang disediakan di dalamnya.

remote working tools

  • Kelola absensi karyawan

Karena karyawan tidak berada di kantor, mereka dapat absen dengan Dokodemo-Kerja. Dengan sistem ini, Tim HR dapat melacak apakah karyawan datang terlambat atau tepat waktu. 

  • Melacak jam kerja karyawan

Dokodemo-Kerja dapat melacak berapa jam karyawan bekerja selama satu hari atau 1 minggu.

  • Screen Capture

Fitur ini dapat mengambil screenshot di monitor karyawan dalam waktu acak. Dengan fitur ini, perusahaan atau tim HR dapat memantau dari jarak jauh bagaimana aktivitas karyawannya selama bekerja. Gambar screenshot yang diambil akan menggunakan resolusi yang rendah sehingga privasi karyawan tetap terjaga.

  • Pengajuan cuti dan izin

Karyawan dapat mengajukan cuti ataupun izin secara langsung dari Dokodemo-Kerja. Mereka juga dapat mengetahui bagaimana status pengajuan cuti dengan mudah dari aplikasi ini.

  • Melacak lokasi karyawan

Fitur ini banyak digunakan untuk memantau staff marketing yang bekerja secara mobile. Dengan Dokodemo-Kerja, perusahaan atau tim HR dapat memantau lokasi karyawan secara real time.

Untuk mengetahui berapa harga aplikasi ini, Anda dapat mengunjungi official websitenya. Silakan klik di sini

Nippo

Nippo adalah alat manajemen cloud untuk laporan harian. Melalui sistem ini, perusahaan dan tim HR dapat mengetahui tugas-tugas apa saja yang sudah dikerjakan oleh karyawannya dalam satu hari. 

Fitur-fitur yang disediakan adalah :

  • Manajemen Karyawan

Dengan menggunakan Nippo, Anda dapat membuat informasi mengenai karyawan, supervisor, administrator, dan lain lain.

  • Info Statistik untuk setiap Proyek

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk bisa memeriksa bagaimana kontribusi karyawan untuk setiap proyek. Tim HR dapat mengetahui dalam sebuah proyek siapa saja yang ikut andil untuk mengerjakannya.

  • Evaluasi Karyawan

Fitur ini memudahkan perusahaan untuk mengevaluasi karyawan. Baik karyawan atau pun pihak manajemen dapat memberikan nilai untuk setiap task yang sudah dikerjakan. 

  • Project/Task Management

Melalui Nippo, perusahaan dapat mengelola bagaimana pengerjaan task untuk sebuah project. Contohnya seperti tanggal berapa tugas harus mulai dikerjakan, kapan harus selesai, berapa task hour yang dibutuhkan, dll.

  • Pengeluaran Projek Berdasarkan Jam Kerja

Perusahaan dapat mengkalkulasikan total jam kerja dari pengerjaan suatu proyek. Dengan begitu, perusahaan dapat menganalisis apakah suatu proyek yang terlalu banyak memakan waktu.

Dengan sistem pelaporan yang sistematis, manajer ataupun supervisor dapat memantau kinerja dan produktivitas harian karyawannya. Untuk mengetahui berapa harga dari sistem ini silakan klik di sini

3. Manajemen Proyek

Karena karyawan berada di lokasi yang berbeda, maka dibutuhkan sebuah tool untuk mengelola sebuah proyek. Remote working tools ini dapat membantu Anda dalam mengatur pekerjaan serta tugas-tugas dengan mudah. Berikut beberapa rekomendasi remote working tools untuk manajemen proyek.

remote working tools
Sumber: pixabay.com/@geralt

Trello

Trello adalah aplikasi kolaborasi berbasis cloud untuk mengerjakan proyek bersama-sama. Aplikasi ini akan membantu Anda dalam menyusun rencana kerja dan menyelesaikannya sesuai dengan deadline yang telah dibuat. Di dalamnya terdapat “Board” yang dapat diberi nama sesuai dengan proyek atau tugas yang dikerjakan. Dengan Trello, Anda dapat mengetahui tugas-tugas apa saja yang harus Anda kerjakan dan kapan tugas tersebut harus selesai.

Beberapa fitur yang disediakan di dalamnya adalah :

  • Board : nama sebuah proyek yang sedang dikerjakan. 
  • Card : tugas yang harus dikerjakan.
  • List : tahapan atau alur pengerjaan tugas (card) dari pengerjaan sampai selesai. Di dalam list ini, card akan dipindah dari satu list ke list yang lain sesuai dengan alur pengerjaan tugasnya. Jadi Anda dapat mengetahui, sebuah tugas sudah dikerjakan sampai tahap apa.
  • Label : fitur ini bekerja seperti sticky note yang berfungsi untuk mengkategorikan card.  

Dengan berbagai kemudahan yang ditawarkan, Trello menjadi aplikasi manajemen proyek favorit untuk para pekerja remote. Aplikasi ini gratis digunakan, namun jika Anda membutuhkan fitur tambahan seperti ingin mengunggah file besar berukuran 250 MB atau ingin mengintegrasikan Trello dengan aplikasi yang lain, maka Anda harus menggunakan Business Class atau Enterprise. Informasi harga untuk berlangganan dapat Anda lihat di websitenya. Silakan klik di sini.

JIRA

Rekomendasi tool untuk manajemen proyek yang selanjutnya adalah Jira. Aplikasi ini dibuat agar setiap anggota tim dapat merencanakan, melacak, dan merilis produk yang hebat. Biasanya JIRA digunakan oleh para pengembang software untuk Agile software development.

Beberapa fitur yang disediakan adalah :

  • Scrum boards adalah fitur untuk mengumpulkan para engineer untuk bekerja menuju goals yang ingin dicapai. 
  • Kanban board yaitu fitur untuk memvisualisasikan alur kerja.
  • Roadmaps : untuk membuat visi yang jelas tentang produk yang dikembangkan.
  • Agile reporting : report real time yang berisi wawasan mengenai bagaimana pengembangan produk yang sedang berjalan.

Aplikasi Jira dapat digunakan oleh 10 orang user. Jadi jika Anda memiliki anggota tim yang lebih besar, Anda harus mengupgrade layanan ke paket Standar, Premium, atau Enterprise. Informasi harga untuk berlangganan, dapat Anda check di sini. 

4. Manajemen File

Remote working tools yang selanjutnya adalah alat untuk manajemen file. Meskipun Anda dan tim bekerja secara remote di lokasi yang berbeda, Anda tetap dapat berbagai file dengan mudah jika sudah mempersiapkan alat ini. Beberapa tools yang bisa Anda gunakan adalah :

Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan file berbasis cloud dari Google. Dengan Google Drive Anda dapat menyimpan file secara online dan mengaksesnya dimana saja baik itu dari smartphone, tablet, atau komputer. Jadi, Anda tidak perlu datang ke kantor untuk mengirim dokumen penting, karena alat ini akan membantu Anda melakukannya.

Selain itu, alat ini juga memudahkan anggota tim  untuk bisa mengedit atau berkolaborasi pada file yang Anda simpan. Berikut beberapa fitur yang disediakan oleh Google Drive : 

  • Menyimpan file : Google menyediakan kapasitas storage sebesar 15 GB secara gratis. 
  • Berbagi file : Anda dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses dan mengubah file Anda.
  • Aman digunakan : file yang tersimpan di dalam Google Drive akan tersimpan dengan aman karena dilindungi oleh enkripsi SSL. Selain itu Google Drive juga menggunakan security protocol yang tinggi sama seperti Gmail dan layanan Google yang lain.

Jika Anda membutuhkan ruang penyimpanan di atas 15 GB, Anda dapat upgrade ke layanan Google One. Harga layanan ini dapat Anda cek di sini.

remote working tools
Sumber: pixabay.com/@mohamed_hassan 

Dropbox

Selain Google Drive, Dropbox juga sering diandalkan oleh pekerja remote untuk menyimpan file di dalam cloud. Meskipun Google Drive dan Dropbox sama-sama dapat digunakan untuk berbagi file, namun fitur berbagi milik DropBox dapat dikatakan lebih unggul daripada Google Drive. Dropbox dapat mengamankan file yang Anda bagi menggunakan kata sandi sehingga hanya orang yang memiliki kata sandi tersebut yang dapat mengaksesnya.

Berikut beberapa fitur lain yang dimiliki oleh Dropbox:

  • Cloud storage: Anda dapat menyimpan file dengan kapasitas storage sebesar 2GB untuk paket gratisnya.
  • File sharing : Anda dapat mengirim berbagai jenis file dengan mudah kepada siapapun meskipun mereka tidak memiliki akun Dropbox.
  • Productivity tool : Dropbox juga menyediakan tools yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan produktivitas tim seperti alat scanner, manajemen tugas, serta template untuk perencanaan proyek.
  • Dropbox Paper : fitur ini memungkinkan Anda dan tim untuk bisa berkolaborasi dalam mengerjakan sebuah konten atau dokumen.

Anda dapat menggunakan alat untuk kerja remote ini secara gratis atau menggunakan layanan berbayarnya. Harga untuk plan yang ditawarkan, dapat Anda lihat di sini

Asana

Asana adalah perangkat lunak yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi tim dan manajemen kerja. Tim dapat membuat proyek, menugaskan task ke rekan satu tim, menentukan deadline, dan berkomunikasi tentang tugas tersebut secara langsung.

Beberapa fitur Asana adalah:

  • Projects : fitur untuk mengatur proyek Anda dalam bentuk list atau kanban boards
  • Tasks : fitur untuk membagi pekerjaan agar mudah dikelola
  • Task assignees : Anda dapat menggunakan fitur ini ketika memberikan tugas sehingga anggota tim tau siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas tersebut

Meskipun dapat digunakan secara gratis, Asana menawarkan paket Premium, Business, dan Enterprise dengan berbagai fitur yang lebih baik. Beberapa diantaranya seperti fitur start dates yaitu tanggal yang menunjukkan kapan Anda harus mulai mengerjakan tugas, fitur approvals untuk meminta persetujuan terhadap suatu tugas yang harus dikerjakan, dll.  

Harga paket layanan Asana dapat Anda lihat di sini.

5. Team Chat

Salah satu hal yang menjadi kendala karyawan yang bekerja secara remote adalah masalah komunikasi. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda perlu menyiapkan remote working tools berupa aplikasi team chat. Dengan aplikasi ini, Anda dan tim dapat saling berkomunikasi secara terbuka untuk berdiskusi mengenai tugas-tugas yang harus diselesaikan. 

Slack

Salah satu team chat yang kami rekomendasikan untuk menjaga komunikasi yang baik dengan tim adalah Slack.

Slack merupakan aplikasi instant messaging yang banyak dipergunakan oleh pekerja remote. Aplikasi ini mempunyai berbagai fitur yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi dengan karyawan remote yang lain. Aplikasi ini juga bisa digunakan melalui desktop atau perangkat seluler. Berikut beberapa fitur yang disediakan :

  • Share file : Anda dapat berbagi berbagai jenis file berukuran besar seperti dokumen, gambar, atau video langsung dari perangkat Anda atau melalui aplikasi manajemen file seperti Google Drive.- 
  • Video call : selain mengirim pesan teks, Slack juga dapat digunakan untuk melakukan panggilan video. 
  • Channel : group chat yang dipergunakan untuk berdiskusi dengan tim. Channel terdiri dari 3 jenis yaitu :
  • Public channels : group yang terbuka bagi semua anggota yang ingin bergabung
  • Private channels : untuk bergabung di Private channels, Anda harus diundang oleh salah satu anggota grup terlebih dahulu.
  • Shared channels : group ini memungkinkan perusahaan yang berbeda untuk dapat berdiskusi dalam satu channel. Fitur ini hanya tersedia untuk paket Standard, Plus, and Enterprise Grid.

Anda dapat dengan bebas menggunakan Slack versi gratis, namun ada batasan layanan yang diberikan seperti kapasitas penyimpanan file sebesar 5 GB. Selain itu, Anda juga hanya bisa melihat dan mencari 10.000 pesan. Jadi, ketika kapasitas visibilitas Slack Anda sudah melebihi 10.000 pesan, maka pesan yang lama akan diarsipkan. 

Untuk mendapatkan fitur atau layanan unlimited, Slack menyediakan beberapa paket layanan berbayar yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Untuk melihat detail paket dan harganya, silakan klik di sini

Kesimpulan

Itu dia beberapa remote working tools yang bisa Anda gunakan. Jika digunakan dengan baik, alat-alat tersebut akan menjaga produktivitas selama bekerja dengan sistem remote. Dengan demikian, Anda dapat dengan tenang menjalankan sistem kerja ini di masa depan.

Apakah Anda tertarik dengan aplikasi untuk manajemen karyawan seperti Dokodemo atau Nippo? Silakan hubungi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Related Posts