Bekerja dari Jarak Jauh: Panduan bagi Perusahaan

Coronavirus telah menyebabkan ketakutan yang meluas di seluruh dunia. Secara logis, hal ini telah mempercepat tren kerja yang sudah berkembang menjadi kerja jarak jauh. Perusahaan Teknologi Amerika terkemuka, seperti Google, Amazon dan Twitter telah mengambil keuntungan dari model bekerja seperti ini. Memang, sekarang banyak perusahaan menggunakan model kerja jarak jauh. Mereka mempelajari hal-hal yang diperlukan untuk mengimplementasikan kerja jarak jauh. Beberapa hal yang penting bagi kerja jarak jauh meliputi:

• Jaringan komunikasi harus bekerja optimal.
• Langkah-langkah keamanan internet harus diperketat, karena peningkatan aktivitas kerja jarak jauh menghadirkan peluang yang lebih besar bagi penjahat cyber untuk menyusup ke sistem IT.
• Bandwidth, baik di lokasi server atau di antara karyawan di rumah, harus memadai. Penting bagi sistem IT perusahaan untuk lulus tes awal ini. Jika infrastruktur IT perusahaan kurang, kerja jarak jauh tidak bisa optimal.

Dilihat dari fakta-fakta yang disebutkan di atas, pekerja jarak jauh umumnya harus berbeda dari rekan-rekan mereka di kantor dengan memanfaatkan teknologi yang lebih baik. Tentu saja, ini hanya merupakan gambaran umum tentang berbagai langkah yang harus diambil. Tetapi, mengingat dampak yang ditimbulkan oleh Covid-19 terhadap industri, ada baiknya perusahaan mempertimbangkannya.

Memfasilitasi Infrastruktur Digital

Untuk perusahaan yang lebih besar, infrastruktur IT yang diperlukan untuk mendukung model kerja jarak jauh dapat dipertimbangkan; namun, poin ini mungkin yang paling penting. Memang, hal pertama yang harus dilakukan perusahaan adalah memastikan bahwa semua staf mereka memiliki perangkat dan program yang sesuai. Dalam hal hardware, setiap karyawan harus memiliki komputer. Jika ada karyawan yang tidak memiliki perangkat yang sesuai, manajer harus siap untuk memfasilitasi mereka dengan meminjamkan laptop yang memadai.

Ini juga berlaku untuk perangkat lunak; penting bagi setiap karyawan untuk menginstal program yang sesuai sehingga koordinasi antar-karyawan berjalan dengan lancar. Hanya mengandalkan email saja tidak cukup. Perusahaan bisa menggunakan aplikasi seperti Slack dan Microsoft Teams. Perangkat lunak ini memungkinkan pengiriman pesan yang lebih cepat untuk koordinasi antar anggota tim.

Untuk koordinasi yang lebih mendalam, teknologi konferensi video sangat menguntungkan selama pandemi – di mana kerja jarak jauh bukanlah suatu pilihan. Konferensi video tidak hanya membantu dalam hal produktivitas, tetapi juga mengurangi perasaan terisolasi karyawan karena tetap bisa berinteraksi dengan anggota tim lainnya secara face-to-face.

Baca Juga: Mengenal Alt Text Pada Instagram Serta Bagaimana Cara menulisnya

Pemeriksaan Rutin

Strategi kerja jarak jauh yang berhasil mensyaratkan manajer untuk melakukan supervisi terhadap karyawan mereka. Ini bisa dilakukan dalam bentuk pertemuan berbasis video call harian untuk tim yang bekerja pada proyek kolaborasi. Jika karyawan bekerja secara lebih mandiri, maka panggilan satu per satu akan lebih cocok. Supervisi seperti ini harus teratur dan konsisten.

Mengoptimalkan Platform Komunikasi Utama

Jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan Slack, Discourse, atau platform pesan instan lainnya yang tersedia, perusahaan harus mengoptimalkan aplikasi tersebut untuk semua karyawan, dan tetap melibatkan hubungan staf-manajer dengan membuat forum/grup terpisah dalam aplikasi tersebut. Ini penting karena ini adalah cara utama karyawan untuk terhubung satu sama lain.

Forum/grup ini sebaiknya harus dioptimalkan menjadi tiga bagian utama:

• Level Perusahaan terlihat oleh seluruh perusahaan. Ini adalah bagian di mana update dari manajemen tersedia untuk semua karyawan. Di sini, info penting tentang segala hal mulai dari perubahan peraturan perusahaan hingga menyambut anggota staf baru akan terlihat oleh semua orang.
• Level Grup harusnya menjadi tempat berbagi dialog yang lebih luas terkait dengan berbagai departemen. Mungkin ada grup untuk tim SDM, atau Tim Pemasaran Digital, misalnya.
• Level Tim harus mempertimbangkan anggota staf individu dan rekan tim mereka. Ini terutama di mana koordinasi antara anggota yang mengerjakan proyek tertentu dapat berkomunikasi lebih baik.

Secara keseluruhan, ada banyak lagi cara untuk mengoptimalkan metode telekomunikasi. Namun, dasar-dasar yang telah disampaikan di atas harus diprioritaskan terlebih dahulu. Singkatnya, ketiga aspek ini (Infrastruktur, Pemeriksaan, dan Komunikasi) tidak hanya memperhitungkan dasar-dasar komunikasi jarak jauh, tetapi diperlukan untuk memperluas pengalaman kerja jarak jauh perusahaan Anda.

Baca Juga: Bekerja Jarak Jauh & Manfaat Teknologi Cloud